Prowadzenie KPiR jest obowiązkiem przede wszystkim osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność oraz spółek jawnych, cywilnych i partnerskich (tylko w przypadku, gdy przychody ze sprzedaży nie przekroczyły 1 200 000 euro).
Prowadzenie KPiR dotyczy również armatorów określonych na podstawie ustawy o podatku tonażowym, osób duchownych, które zrzekły się prawa do korzystania z zryczałtowanego podatku dochodowego, osób prowadzących działalność w formie agencji i umów zlecenia oraz osób, które zajmują się działami produkcji rolnej (jeśli zgłoszą zamiar prowadzenia KPiR).